ミーティングは多人数を招くため、気を配るべきポイントが多いです。
そのため、どういった点に配慮して「会場選び」をすれば良いのか悩む担当者は多くいます。
今回は、新宿で貸会議室を運営している筆者が、ミーティング会場選びのポイントを徹底解説します。
ミーティングに適している場所とは
ミーティングをスムーズに行う場合、充実した設備が必要不可欠です。
その為には必要な備品が揃っているか、内容や参加人数に合わせたレイアウトが可能か事前に調査、併せてアクセスの良い場所を選択することも重要となります。
ミーティング会場選びのポイント3選
ミーティングを成功させるには
・レイアウト変更
・対応可能な備品
・アクセスの良さ
以上に注目することが大切です。
➀レイアウト変更
テーブルや椅子の配置は、参加者数やミーティング内容によって変わります。
そのため、レイアウトが自由自在に変更でき、目的に合わせた配置が可能である会場を選択することをおススメします。
例えば
・机をコの字型に設置
・参加者がテーブルを囲むように座る設置
等さまざまな配置方法があります。
要望に応じた変更ができる会場を選択することにより、当日の進行がスムーズになり、ミーティングの効果を最大限に高めることができるでしょう。
➁対応可能な備品
備品を持参したり、外部レンタルを行ったりすることは非常に手間がかかります。また、スムーズに搬入・設置できるかなど気がかりな面も多くあるため、会場において必要な備品が準備できるか事前に確認することが重要です。
例えば
・高速インターネット回線
・ホワイトボード
・プロジェクター
・スクリーン
以上の備品を準備できるか貸会議室を運営している業者と打ち合わせを行いましょう。高速インターネット回線である場所を選択すれば、安定した品質でzoom等のテレビ会議を行うこともできます。
➂アクセスの良さ
会議の運営者は資料の用意・配布、プレゼン内容の確認など忙しいため、貸し会議室への入場はスピーディーに行いたいところです。
参加者は自宅や勤務先などから会場まで向かうので、交通の利便性に配慮が重要となります。遠隔地から足を運んでもらう可能性もあるため、新幹線の停車駅や空港などのアクセスに優れた会場選びをおすすめします。
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何より、ミーティングを当会議室で開催される際、当日のご利用イメージがよりクリアになります。是非、お気軽にお問い合わせ下さい。
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