株主総会は、株主により構成される意思決定機関として組織の重要な事項について決定する場であり、非常に重要です。
そこで今回は株主総会の開催に際し事前に理解しておきたいポイントについて紹介します。
【開催時期も影響？】貸会議室開催が増えるワケ
株主総会ですが、近年貸会議室で開催する企業が増えています。
3月、5月、6月の時期の開催が一般的ですが、多くの企業が同時期に株主総会を開催することから、首都圏ではホテルの確保が難しくなっている現状があります。
またホテルと比較し、リーズナブルに借りられることも理由の1つです。
事前にしっておきたい会場選びのポイント
会社の中枢ともいえる株主総会をスムーズに行うためにも、開催場所や会場選びが大切です。
ここからはそのポイントについて3つの会場選びのポイントを紹介します。
案内しやすくアクセスのよい会場選び
全国から株主が来場することを想定し、来場者を案内しやすい場所での開催がおすすめです。そのため、アクセスの良さを考慮した会場選びが必要となります。
設備・機材の豊富さや通信環境
マイクやプロジェクターなど、株主総会を実施するうえで必要な機材が多くあることも事前に把握しておきましょう。
会場で借りられる機材がある場合は、予めチェックしておくと自社で用意すべき機材を把握でき、セッティングの手間を省けるメリットがあります。
また、コロナウイルス流行以降、オンラインと対面を併用するハイブリッド形式が積極的に取られるようになりました。
オンライン参加の方も不具合なくスムーズに参加してもらうために、整った通信環境は不可欠です。
自由なレイアウトが可能な環境
株主総会議長のシナリオと想定される質問の回答を用意することが大切です。
そして、シナリオをもとにリハーサルを行います。
リハーサルをもとに、会場レイアウトなど当日の準備を行うことが重要です。
自由なレイアウトが可能で、規模の大きい会場であれば当日スムーズな運営が可能となります。
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