投稿者: 滝本

株主総会は、株主により構成される意思決定機関として組織の重要な事項について決定する場であり、非常に重要です。

そこで今回は株主総会の開催に際し事前に理解しておきたいポイントについて紹介します。

【開催時期も影響？】貸会議室開催が増えるワケ

株主総会ですが、近年貸会議室で開催する企業が増えています。

3月、5月、6月の時期の開催が一般的ですが、多くの企業が同時期に株主総会を開催することから、首都圏ではホテルの確保が難しくなっている現状があります。
またホテルと比較し、リーズナブルに借りられることも理由の1つです。

事前にしっておきたい会場選びのポイント

会社の中枢ともいえる株主総会をスムーズに行うためにも、開催場所や会場選びが大切です。

ここからはそのポイントについて3つの会場選びのポイントを紹介します。

案内しやすくアクセスのよい会場選び

全国から株主が来場することを想定し、来場者を案内しやすい場所での開催がおすすめです。そのため、アクセスの良さを考慮した会場選びが必要となります。

設備・機材の豊富さや通信環境

マイクやプロジェクターなど、株主総会を実施するうえで必要な機材が多くあることも事前に把握しておきましょう。

会場で借りられる機材がある場合は、予めチェックしておくと自社で用意すべき機材を把握でき、セッティングの手間を省けるメリットがあります。

また、コロナウイルス流行以降、オンラインと対面を併用するハイブリッド形式が積極的に取られるようになりました。

オンライン参加の方も不具合なくスムーズに参加してもらうために、整った通信環境は不可欠です。

自由なレイアウトが可能な環境

株主総会議長のシナリオと想定される質問の回答を用意することが大切です。

そして、シナリオをもとにリハーサルを行います。

リハーサルをもとに、会場レイアウトなど当日の準備を行うことが重要です。

自由なレイアウトが可能で、規模の大きい会場であれば当日スムーズな運営が可能となります。

株主総会の開催なら新宿のR3C貸会議室がおススメ

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以上のような特徴をもち、対面・オンラインいずれの研修・イベントにも適した貸会議室を提供しています。

まずはご見学にいらっしゃいませんか？

部屋の広さや、座席数、インターネットの回線速度など、 実際に体感して確認していただくのとでは全く違います。

ご希望があればプロジェクターやマイクなどのオプション用品もその場でご覧いただけるので、使用時のイメージが湧きやすいかと思います。

お気軽にお問い合わせください。

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ビジネスパーソンを中心に、専門的な内容を学ぶためや、異業種での交流を目的として様々な勉強会が行われています。

一方で勉強会では外部の人を招き入れる場合も多く、来場者へ配慮すべきポイントが多くあります。

今回は個人・法人開催を問わず勉強会開催に最適な貸会議室選びのポイントについて解説します！

勉強会の開催に最適な貸会議室のポイント

勉強会の開催は、事前の準備や手間に時間がかかります。

様々な備品を準備し、企画内容を考え開催当日は漏れのないように荷物を持ち、会場へ向かう必要があります。

そのため、開催側にも負担のない会場にするためにも、

・アクセスの良さ
・設備・備品の豊富さ
・柔軟なレイアウトが可能

などの特徴がある貸会議室がポイントです。

アクセスの良さ

勉強会の講師や参加者が遠方から来場する可能性もあるため、交通の利便性に配慮が必要です。

来場者の負担を減らすためにも駅チカでアクセスのよい会場選びがおすすめです。

設備・備品の豊富さ

勉強会ではプロジェクターを用いてプレゼンテーションを行う場合も想定され、設備の整った会場での開催を考えたいところです。
しかし、担当者が備品を用意し、会場まで運ぶことはかなりの負担となります。

そこでおすすめなのは、充実した設備・備品のそろう貸会議室の利用です。

・プロジェクター
・大型スクリーン
・ビデオカメラ
・パソコン
・ホワイトボード
・高速通信環境

なかには上記のような充実した設備があり、多くの備品をレンタルできる貸会議室があります。

充実した勉強会を実施するためにも、どの程度利用できるのか事前に確認することが重要です。

柔軟なレイアウトが可能

講師や勉強会、参加人数によって部屋のレイアウトは変化します。

そのため、要望によって机や椅子を自由にレイアウトでき、様々な大きさの部屋がある会場がおすすめです。

使い勝手がいい会議室は、ビジネスのさまざまなシーンでも役立ちます。

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【新宿の貸会議室がおすすめ！】ハイブリッドイベントを成功させるポイントは？

近年、貸会議室が新製品発表会の会場として使われることが増えています。

社内研修や講演会での活用をイメージされる方が多いと思いますが、なぜ新製品発表会の会場に貸会議室が選ばれるのでしょうか。

今回は、貸会議室で開催するメリットについて解説します！

新製品発表会に最適な貸会議室とは？

これまで新製品発表会の場として自社オフィスで実施されていた方も、貸し会議室の活用をご検討されることがあるかも知れません。
納得のいく新製品発表会を実現するためにも

・アクセスの良さ
・利用可能な設備の多さ
・通信環境の充実さ
・豊富なサイズの会議室

などを意識することが重要であるため、1つずつ紹介します。

アクセスの良さ

最寄駅から徒歩10分以内など、参加者が迷うことなく到着できる場所は大きなメリットです。

「場所を選んで借りられる」という貸会議室の特徴を最大限活かして、遠方からの来場者にも優しい会場設定をすることがおススメです。

利用可能な設備の多さ

テーブル・イスといった基本設備はもちろん、プロジェクター・スクリーン、マイクなど、必要な機材・備品の多くが整っていることは、充実した新製品発表会の成功のために重要な要素です。

中には大型のプロジェクター、テレビ会議システム、音響設備などが用意されている場合もあります。レンタル料が発生する場合もあり、予算内で必要な設備が揃う会場を選ぶことがポイントです。

通信環境の充実さ

昨今の情勢から、集合型（リアル）とインターネットの活用（オンライン）とを融合し、新製品発表会などのイベントやセミナーがハイブリッド型で開催されることも多くなりました。

そのため、複数人がアクセスすることを想定したうえで、十分なインターネット環境が整っているかどうかも大切なポイントとなります。

豊富なサイズの会議室

利用人数に合わせてサイズを選択できる会議室がおすすめです。
貸会議室では用途に合わせて部屋のイスやテーブルを自由にレイアウトすることが可能となります。

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【新宿南口貸会議室がおすすめ】会社説明会で利用する貸会議室選びのポイントとは？

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展示会の種類の1つにプライベートショーと呼ばれるものがあります。

これは主催企業が単独で開催する展示会を指しており、お客さんは開催企業の商品やサービスを見に来ることが目的となっています。

今回は、そんなプライベートショーを貸会議室で成功させるポイントを解説します。

プライベートショーについて

プライベートショーについて、主な特徴が2点あります。

・ライバル会社と比較されることがない
・来場者の滞在時間が長い

一般的な展示会とは異なり、来場者は自社の商品を見に来ることが目的となっています。
そのため、途中から他社の商品を気に入ってしまうことはなく、購入や取引の開始が期待できます。

1つ1つに時間をかけ、じっくりと商品やサービスの魅力を伝えることが可能です。

プライベートショーを貸会議室で開催するポイント

プライベートショーは、顧客やターゲット層の開拓、及び深い関係の構築が目的となっています。
他の会社の商品と比較するわけではないため、じっくりと落ち着いてみせる展示が重要です。
また、アクセスが優れ、料金の低さが優先された会場を選択することで、お客さんが迷うことなく来場することが可能です。
そのほかにも、
・レイアウトの柔軟性
・開催において利用する設備
などを意識することが大切です。

レイアウトの柔軟性

プライベートショーの場合、来場者の滞在時間が長いことを前提にしてサービスを取り入れることが大切です。

そのため、机や椅子などの配置を変更したり、商品やサービスに合わせた配置を行ったりすることで会議室を最大限に利用できます。

開催において利用する設備

貸会議室の場合、無料で使える設備や、レンタルできる商品があります。
貸会議室により使える設備は異なりますが、お客さんに満足してもらうためにも重要です。

また、近年は対面イベントに加えオンラインで配信する場合も増えています。
十分な通信環境が整った会場の確認が重要です。

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【新宿の貸会議室がおすすめ！】ハイブリッドイベントを成功させるポイントは？

新型コロナウイルスの拡大により「ハイブリッドイベント」という言葉をよく耳にするようになりました。

集合型(リアル)による開催とインターネット(オンライン)を活用しイベントを開催する形式です。参加者全員が1つの場所に集まるのではなく、遠隔地から「オンライン」で参加する形式の需要が高まっています。

今回はそんなハイブリッドイベントを貸会議室で成功させるポイントを解説します。

ハイブリッドイベントについて

ハイブリッドイベントについては、リアルで参加する人とオンラインで行う人の両方の強みを活かしたスタイルです。

特徴として

・場所や時間に制約されないオンラインの利便性
・物理的な空間・空気を共有する対面コミュニケーションの価値

以上の理由からハイブリッドイベントの需要が高まっています。

ハイブリッドイベントを貸会議室で開催するメリット

ハイブリッドイベント開催のメリットとして

・参加方法の選択ができる

・十分な場所の確保

・配信機材の準備

・会議場に合わせたルールの設定ができる

以上があります。

参加方法の選択ができる

出席者には事前にリアルかオンラインで参加するのか事前に確認することができます。

十分な場所の確保

ハイブリッド開催の場合は、機材が多くなる傾向があり、自社のスペースでイベントを開催しようとすると、機材の保管スペースなど場所の問題が生じます。

貸会議室を利用した場合、スペースを気にすることなく思い通りのイベントセットを組むことが可能です。

配信機材の準備

オンライン配信を行う際、質を高めるためにもパソコンやインターネット環境に加え、照明やモニター・映像スイッチャーなど本格的な機材の準備が必要です。

自分たちでたくさんの機材を準備することはコストや手間を考慮すると難しい場合が多いですが、貸会議室では良質で豊富な機材のレンタルが可能です。コストや準備や片付けなどの手間を省くことができます。

ルールの設定

円滑なコミュニケーションを可能にするため、参加者には平等な環境を提供することが大切です。

例えば、

・リアル参加者だけでの会話の禁止

・発言前に名乗る

・発言機会を平等にする

以上になります。

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近頃、会社説明会の会場に貸会議室を選択する企業が増えています。

設備等が充実していること・貸会議室の多様化が進んでいることが理由に挙げられますが、用途や目的に合った会場を選ぶことが大切です。

今回は、会社説明会で新宿貸会議室を選ぶ際のポイントについて解説します！

会社説明会に最適な会議室のポイント

会社説明会では全国から来場者が訪れることも珍しくありません。

設備や備品類といった施設内部の要素だけでなく、会場へのアクセスのしやすさや会場の規模感といった説明会前後の動きも考慮する必要があります。

そのほかにも

・アクセス・立地の良さ

・会場の設備

・豊富なサイズの会議室がある

・などを意識することが大切ですので、1つずつ紹介します。

アクセス・立地の良さ

アクセスのしやすい貸会議室であれば、参加者は迷うことなく来場でき、スムーズな運営が可能です。

特に新宿駅などの鉄道各社の乗り入れが多い駅が最寄りで、徒歩10分以内といった立地であれば、安心して来場することが可能となります。

会場の設備

会議室によってはプロジェクターや音響システムなどが用意、レンタル料が発生する可能性もあるため、予算を考慮し会場を選択する必要があります。

また、近年オフラインとオンラインを併用した説明会も増えていることから、通信環境の充実さも大切です。
複数人がアクセスする場合を考慮し、十分な通信環境のある会議室がおすすめです。

豊富な数の会議室がある

参加人数に合わせ、会議室のサイズを選べることも重要です。

少人数から100名前後の収容可能な部屋まで、参加人数や目的に合わせ会議室を選択し、自由にレイアウトできる会議室を選択する必要があります。

サイズが合わない場合、集中力の阻害要因となったり、必要な機材や備品が置けなくなるなど会社説明会の進行状況に影響する可能性があります。

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企業が成長するためにも、仕事を覚えて貴重な戦力へ成長させる新入社員研修は重要です。

限られた時間を有効活用するため、研修をスムーズに行える会場の準備が大切です。
そのため、新入社員研修を貸会議室で行う企業が増えています。

そこで今回は、新入社員研修に最適な貸会議室について解説します！

オンライン研修を貸会議室で行うメリット

パソコンやインターネット環境に加え、照明やモニター・映像スイッチャーなど、オンライン新人研修の配信の質を高めるためにも本格的な機材の準備が必要です。

自社で機材を準備することは、コストやスペースを考慮すると難しい場合が多いです。

しかし、貸会議室を利用すれば、良質で豊富な機材をレンタルすることができ、スペースの都合を気にせず思い通りのイベントセットを組むことができます。

貸会議室を選ぶポイント

新入社員研修を行う貸会議室を選ぶポイントとして

・お手頃なコスト

・会場規模

・アクセスの良さ

以上があります。

お手頃なコスト

どれほど立地の良い会議室でも、多くのコストがかかると新入社員研修やイベントの場として現実的ではありません。

会場の規模

オンラインでの配信、新入社員が一堂に会する対面形式や参加人数など企業によって形態や人数に違いがあると思います。

貸会議室であれば、少人数から100名近くの大人数まで収容できることや目的に合わせ会議室のレンタルが可能です。

有意義な新人研修を実現するため、自由に部屋をカスタマイズすることが可能です。

アクセスの良さ

対面で新入社員研修を行う際、遠い場所であったり交通アクセスが悪い場所であったりすると、たどり着くだけで体力を消耗してしまいます。

何よりも新入社員のモチベーションも落ちてしまう可能性があるので注意が必要です。

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オンラインイベント配信を良いものにしたいと考える企業は増えています。

しかし、配信機材は何を用意したらよいのか、開催会場や保管スペースはどう確保すべきかなど、悩ましい点が多いですよね。

そこで今回は、オンライン配信機材・イベント開催に最適な貸会議室について解説します！

　オンラインイベントに必要な機材とは

オンラインイベントも質を高めるためにも多くの機材が必要です。

オンライン配信に必要不可欠なものは

・パソコン

・インターネット環境

・スマホカメラ

となります。

これらは必要最低限のもので、より質の高いオンラインイベントにしたい場合、必要に応じた配信機材が必要になります。

クオリティ向上のためさらに用意したい機材

質の高いオンラインイベントを成功させるためには、配信そのもののクオリティを上げることが大切です。

・ビデオカメラ、キャプチャーデバイス(ビデオキャプチャー)

・映像スイッチャー

・マイク

・音声ミキサー

・照明

・モニター

映像スイッチャーは複数のビデオカメラを使った場合でも映像を切り替えられるものです。また、音声ミキサーを取り入れることで多くの音の管理が可能になります。

映像や音質の良さ、カメラワークや音声の切り替え、照明の使い方、スライド・動画コンテンツの質を高められる為、これらの機材を用意することがおすすめです！

オンラインイベントを貸会議室で配信するメリット

本格的に機材を準備することが難しいという場合、環境の整った貸会議室を利用することで解決します。

自社の会議室で配信を行う場合、どうしても機材の保管スペースなどの場所の問題が生じます。さらに設置から撤収まで全て自分たちだけで進めなければならない場合もあります。

しかし、貸会議室を利用することでスペースの都合を気にすることなく思い通りのイベントセットが組みやすくなります。

このように貸会議室での運営は良質な機材を使用できることに加え、準備や片付けなどの手間を省くことができます。

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